お世話になっている会社の東京本社を訪ね会議を行いました。普段はオンライン会議を行っているのですが、会議で検討事項の協議を行っている役員の方々と顔合わせを兼ねてリアルの会議を行ったものです。経営者とは親しくさせてもらっているのですが、実務レベルの協議になると役員の方々も会議に参加してくれているので、一度会って直接会議を行うことにしたものです。

やはり一度でも顔を合わせて話し合うことは、オンライン会議だけの関係でいるのとでは明らかに違います。会ったことのない方とオンライン会議をすることも時間の有効活用と課題の早期解決のため効果はあるのですが、そこは遠慮や建前の議論になることがあります。そのため顔を合わせたうえでお互いの性格や普段の表情を知ってもらうことで、次回からオンライン会議をリアルの会議と同様の雰囲気にすることができます。普段通りに話ができる関係であることが、オンライン会議を自然に有効に進めるために必要なことだと思います。

会議の前に一度でも顔を合わせることは大事なことで、「知っている」のと「知らない」のとでは全く議論も結果も違ったものになります。「知っている人」の依頼は請けて対応するけれど、「知らない人」からの依頼は後回しにするか、本気度が違ったものになることがあります。それほど「知っている」ことと「知らない」ことの差があるので、直接会って、できれば懇親の機会を設けることはとても大事なことだと思います。

若い頃、当時の会社の上司に教えられたことがあります。その上司は広報の仕事を担当した経験があった方でした。

「片桐君。広報の仕事は座っていたらできませんよ。官公庁やマスコミを訪ねて何でも良いから話をすることです。最初は相手にしてくれませんが、毎日通っていると話をしてくれるようになります。珈琲でも飲める関係になればしめたものです。そこから一気に親しくなっていきますから。私が担当していたころは机に座っていませんでした。毎日、官公庁やマスコミを訪問して一緒に珈琲を飲んでいました。官公庁もマスコミも忙しいので、最初は全く相手にしてくれませんよ。それはそうですよ。知らない人に使う時間はありませんから。
だから最初は会社の情報を彼らに持っていきましたが、全く興味を示してくれません。しかし親しく話ができる関係になれば、相手が何に関心があるのかが分かってきます。その関心のある情報を持っていくのです。そうすれば喜んでくれますし、やがて相手もこちらが欲しい情報をくれるようになります。そうなるまで通わなければ広報の仕事はできません。
そして可能であれば、仕事を終えた後に飲める関係を築くことは更に大事なことです。社外の人とは昼間に100回会議をするよりも、一度でも飲みに行った方が親しくなれます。仕事のつきあいは異動すれば終わってしまうことがありますが、飲み友達になれば仕事が変わってもつきあうことができます。それはとても大事なので覚えておいてください。
人づきあいをすることは、きっと仕事でも人生でも役に立ちますから」と話してくれたことがあります。

今回の東京本社内での会議は、まさにそんな感じでした。オンライン会議で話している時よりも、硬さや親しみ度が全く違いました。遠慮することは薄れて、こちらの要望を話して引き受けてくれることになりました。まさに100回のオンライン会議よりも1回の懇親機会と会議です。デジタル化が進んでも人との関係を築くには、リアルに会って懇親を深めることが一番です。

次回からは、オンライン会議の雰囲気も話の内容も変わってくると思います。会議の雰囲気は、硬いよりも柔らかい方が話は弾みますし、自由な意見を交わすことができるからです。東京と和歌山県と離れていても、お互いが親しくなることでオンライン会議の効果を発揮することができます。今回の訪問を受け入れてくれたことを心から感謝しています。