会議の案内をいただきました。その中にとても面白い決まりが書かれていました。この会議を真剣で成果のあるものにしようとする主催者の思いが見えて、会議が楽しみになりました。

会議の決まり10カ条は次の項目で、私なりの注釈を付します。

１．必ず全員参加で行う。

仕事を理由に欠席する人がいますが、一ヶ月前から開催通知をしている会議なので、突発的なお客さま対応などの場合以外は参加すべきです。参加予定者が欠席することによる不都合は主催をした人なら理解できます。

２．電話は極力かけ直しにする。

携帯電話が鳴るとつい取ってしまいます。しかし今、参加している、顔が見えて話をしている会議の方が大事なことは言うまでもありません。この会議では途中、携帯電話を取る人がいると会議を中断することにしています。一人のために全員が不利益を被るしくみになっています。

３．状況説明は要約して極力簡潔に話す。

結論がない話は何だか分かりません。長いだけで結論のない話は会議では聞きたくありません。自分で結論を出せないような身の上相談ではないのです。

４．他人の意見を否定しない。アイデアはアイデアで超える。

発言した直後に発言者の意見を否定する人がいます。そんな人は相手の意見の否定をして自分が勝っていることを知らせたいと思っている人です。全てを否定すべき意見は余りありません。他の人の意見を尊重したいものです。

５．会議はアイデアを出す者が偉い。何もアイデアを出さない者は参加していないに等しい。

６．アイデアの良さは質で決めるものであり、声の大きさで決めない。

声の大きさとは職位や目上の人のことを指します。アイデアは職位で決めるものではありません。新入社員でも経験の浅い人でも良い意見は良い意見ですから、肩書きで物事を決めてはならないのです。

７．必ず次にすべきことを明確にしてから終わる。

次につながる会議にすることは鉄則です。結局、何を議論したのか分からないような会議だと次に参加したいと思いません。

８．全員が全力を出し切る。他人の発表時に他のことをしない。

他の人の意見は宝物です。自分にないものを見つけること、自分の意見の参考にすることなど新たな発見につなげることが大事です。

９．一軒のお客さまに対して長くても10分以内に結論を出す。

１０．ディスカッションをするのであり、ディベートはしない。会議は闘いの場ではない。

以上の10か条です。何か参考になることがあったら幸いです。